En este relato, quisiera contarles por qué estuve un tiempo desaparecido del blog, las causas y los aprendizajes generados a partir de lo que me aconteció. A su vez, quisiera dejar un mini manual de lo que es la administración de un proyecto, sobre todo en su parte inicial, desde su concepción hasta su lanzamiento (no entraremos, aún, en la administración diaria del mismo).
Para los que aún no sabían, más allá del E-commerce y el mundo digital, estoy inmerso en los negocios de Gastronomía. Al día de hoy, cuento con dos cafeterías, un food truck y un restaurante próximo a abrir.
El primero de estos locales fue una franquicia de Medialunas Calentitas, en Octubre del 2015. La idea surgió de visitar éste local en Punta del Este, Uruguay, y quedar encantando con el producto. El resto fue un poco de visión, y un poco de arriesgar a que ésta franquicia funcione en mi ciudad.
Ésta pequeña introducción, es para comentarles el motivo de por qué estuve un tiempo sin escribir, y ni más ni menos fue porque se me juntaron las aperturas de dos locales: uno de cafetería y otro de restaurante.
Si la persona que está leyendo esto realizó alguna vez la apertura de un local y estuvo metido en los detalles, sabe de lo que hablo. Abrir un local es una tarea que consume todas tus energías, y ni hablar de abrir DOS.
Hoy, siento que estoy escribiendo esto para transmitir mi experiencia, y además porque ya abrió uno de esos dos locales, y el otro está próximo a abrir. Esto me libera un poco de tiempo para escribir, y en realidad no es que exista una falta de tiempo, sino que simplemente armar este tipo de proyectos consume todas tus energías al nivel de no tener la fuerza mental que implica escribir.
Fueron unos meses de loco, no pude disfrutar a pleno mis vacaciones, y me generó una saturación de decir en este momento que en lo que queda del 2019 (y eso que falta mucho!) no querer abrir más ningún local.
Igualmente, vayamos a lo importante, y veamos cómo organizar un proyecto con muchos rubros, como es la apertura de un restaurante, que implica manejarse con muchos proveedores, contratistas, arquitectos, diseñadores, pintores, etc.
Además, a saber, necesitaba dos cosas:
- Por un lado, una herramienta que me permita manejar las tareas pendientes, poder ordenarlas por rubro y conocer su evolución.
- Por otro lado, que esa herramienta me permita manejar el presupuesto, los pagos realizados, los saldos y las fechas de cancelación.
Siempre utilicé miles de herramientas para mis proyectos, Trello, Asana, Evernote, pero ésta vez ninguna de ellas cumplía con mis expectativas. Ésta vez, se podría decir que volví a los orígenes, y empecé a utilizar dos herramientas super básicas pero no por ello menos eficientes: el EXCEL, por un lado, y por el otro lado un simple anotador Moleskine color negro.
Para que tomen dimensión, paso a mostrarles una captura del Excel que creé para ésta oportunidad.
En éste caso, vemos el rubro de Mesas. Cada ítem tiene un número, una descripción, las medidas, detalles estéticos, el precio unitario, la cantidad, el total, y en las últimas columnas los anticipos, los pagos y los montos pendientes.
Otra ventaja del Excel es que es una herramienta que permita realizar sumas, restas, cálculos, etc…por lo que me permite manejar tranquilamente el presupuesto.
Otro punto a favor, al ser más de 150 ítems los que se manejaron en este proyecto (y por eso no usé otras herramientas como TRELLO), necesitaba conocer el avance de los mismos.
Entonces ideé un sistema de semaforización, donde el rojo era que el ítem no estaba activado – el proveedor no había empezado a trabajar -, en amarillo – ya se hizo el pago, pero no está listo aún – y en verde, donde quiere decir que el producto ya está entregado y pagado.
Otro punto a favor, Excel permite realizar anotaciones, que sirven de ayuda memoria para recordar en qué fechas se hicieron los pagos, la forma de pago, etc.
A medida que se van realizando los pagos y se van cargando al excel, los va descontando del presupuesto total, lo que permite además ir sabiendo cuánto falta por pagar (y si tenemos que golpear la puerta de algún otro banco para que nos preste plata )
La única desventaja de éste sistema es que era difícil verlo en el celular para consultar algo, lo hacía a través de DropBox pero su visualización no era correcta.
La otra herramienta, la libreta Moleskine, fue volver a los orígenes, a la “libreta del almacenero”, pero me permitió organizarme e ir llevando un registro diario de cada movimiento, anotación de pendientes, pagos realizados y planificación diaria/semanal.
Las dos herramientas se van retroalimentando constantemente. Primero, se comienza con el excel: de allí salen todos los pendientes que se van a ir anotando en el cuaderno para planificar el día y la semana. Luego, cada evento (reunión, pagos, etc) se va anotando en el cuaderno y luego los avances se van volcando en el excel nuevamente.
Es gracioso cuando me ven anotando y me preguntan por qué ando con la libreta siendo una persona “tecnológica”, pero además de que va quedando registro de todo día por día, me permite generar un momento en el cual me siento, me abstraigo de toda pantalla y me pongo a escribir. Muy relajante, ¡Se los recomiendo!
Otro de los puntos a favor de tener todo registrado en un anotador es que cuando ingresas al banco a buscar algún pago o hacer algún trámite, mientras estás esperando podes seguir trabajando y revisando pendientes, ya que en éstas entidades no te permiten utilizar celulares u otros dispositivos.
Más allá de la herramienta
Si bien las herramientas son muy importantes, llevar a cabo un proyecto es mucho más que la herramienta a elegir. Veremos cuáles son los pasos exactos llevados a cabo al momento de abrir una tienda o local.
La primer tarea: diseñar el lugar. Es muy importante relevar el lugar y diseñar los planos, es el comienzo de todo. A partir del diseño de los planos sale todo: cantidad de mesas, sillas, mobiliario completo, iluminación, cantidad de personas, circulación de los clientes, acceso, salidas – y en el caso puntual de un restaurante, diseñar la cocina en base a la cantidad de comensales.
En este caso, el plano es el “MAPA” del lugar, y el orígen de todo el proyecto, el punto de partida para empezar a buscar proveedores, entre otras cosas. Si tu proyecto no es un lugar físico (supongamos un software), igualmente necesita un MAPA el proyecto, el lugar de donde todos los pendientes van a salir. En el caso de un software, un roadmap de producto puede hacer las veces de plano.
Las Referencias
Una vez estudiado y aprobado el plano, es importante tener un punto de partida. Si queremos que tanto nuestros proveedores como nuestro equipo sepa que estamos buscando, las referencias visuales son claves. Además, si queremos que este lugar (o proyecto, cualquiera sea) tenga una estética destacada, debemos tener referencias para que quien realice el trabajo sepa el nivel de calidad buscado.
En este proyecto en particular, algunas referencias fueron las siguientes…
Y una vez que se cuentan con las referencias, se hacen los planos pero en altura, para ir teniendo una idea de cómo quedaría el lugar en cuestión (o el software, o la tienda online, o lo que sea en que estemos trabajando!)
Éste fue uno de los diseños llevados a cabo por el Estudio a cargo del diseño del lugar…
Una vez que tenemos ésta base, empieza el trabajo más duro, de generar que las cosas pasen, que los proveedores – o la gente del equipo – responda, y que las cosas se hagan, pero eso ya será historia de otro posteo…
Por lo pronto, mi recomendación. Si cuentan con un proyecto grande, el excel y una herramienta rudimentaria como un cuaderno puede salvarlos de que se les queme la cabeza y se le olviden algunas cosas. Importante recordar la semaforización, anotar todos los pendientes en dicho excel e ir registrando todo en el cuaderno.
Quisiera escucharlos…¿Qué sistemas, aplicaciones o software utilizan para organizarse? Los leo en los comentarios…
P.d: Les dejo algunas fotos de uno de los proyectos ya abiertos…
